Eerst het huidige proces
We kijken waar gegevens binnenkomen, wie ermee werkt en waar fouten of wachttijd ontstaan. Een rommelig proces automatiseren maakt het meestal alleen sneller rommelig.
minder overtypen, zoeken en herstellen
Automatiseer de handelingen die blijven terugkomen.
We brengen eerst in kaart hoe gegevens binnenkomen en wie ze controleert. Daarna bouwen we een koppeling of workflow voor stappen die duidelijk en herhaalbaar zijn.
Voorbeelden uit de administratie
Wat kun je automatiseren?
Dat hangt af van je pakket, datakwaliteit en uitzonderingen. Deze werkzaamheden zijn vaak een logisch startpunt.
- Bonnetjes en inkoopfacturen op één vaste plek verzamelen
- Gegevens tussen boekhouding, urenregistratie en andere systemen doorzetten
- Terugkerende controles, taken en herinneringen klaarzetten
- Overzichten maken zonder iedere periode dezelfde handelingen te herhalen
- Administratieve vragen via een taalmodel toegankelijk maken, als de brondata dat toelaat
- Uitzonderingen naar de juiste persoon sturen in plaats van alles handmatig behandelen
Zo wordt een workflow ingericht.
Dan de gewenste route
Samen bepalen we welke handelingen vast zijn, welke uitzonderingen menselijke controle vragen en welke bron leidend moet zijn.
Bouwen en in de praktijk testen
Kashfloww richt de koppeling of workflow in, test met herkenbare situaties en legt vast wat je zelf moet kunnen beheren.
AI kan helpen, maar is geen bronadministratie.
Een groot taalmodel kan informatie toegankelijk maken, gegevens helpen rubriceren of een vervolgstap voorstellen. De uitkomst blijft afhankelijk van de ingevoerde data, rechten en gekozen leverancier.
Belangrijke bedragen, aangiften en beslissingen worden daarom bij de oorspronkelijke bron gecontroleerd. Kashfloww bespreekt vooraf welke gegevens nodig zijn en of AI voor de situatie werkelijk meerwaarde heeft.
Pakketten en techniek
Kashfloww werkt onder meer met Make, n8n, grote LLM's, Moneybird, Twinfield, Exact, AFAS, MoneyMonk, e-Boekhouden en Optimit.
Gebruik je iets anders? We onderzoeken de beschikbare API, exports en rechten. Daarna hoor je wat haalbaar is, welke beperkingen er zijn en of een koppeling de moeite waard is.
Veelgestelde vragen over automatiseren
Moet ik overstappen naar een ander boekhoudpakket?
Niet automatisch. Kashfloww onderzoekt eerst wat met je huidige pakket kan. Een overstap is alleen logisch als de bestaande inrichting de gewenste werkwijze echt blokkeert.
Is iedere handeling geschikt voor automatisering?
Nee. Werk met veel uitzonderingen, onvolledige brondata of noodzakelijke inhoudelijke beoordeling blijft deels mensenwerk. Dat wordt vooraf benoemd.
Kan Kashfloww de administratie daarna ook bijhouden?
Ja. Een automatisering kan worden gecombineerd met een vast aantal uren praktische ondersteuning per maand of kwartaal.
Wat kost administratie automatiseren?
Vanaf €50 per uur excl. btw. Werk op locatie, spoed en bijzondere complexiteit kan een meertarief opleveren, hier zijn we van tevoren transparant over. De omvang volgt na de inventarisatie.
Welke handeling wil je niet nog een jaar blijven herhalen?
Beschrijf je huidige werkwijze kort. We reageren binnen 24 uur, ook in het weekend.
Bespreek een automatisering