Documentstroom op één plek
Kashfloww bracht de aanlevering van facturen en bonnetjes terug naar een vaste werkwijze, met zicht op wat nog ontbrak.
echt en geanonimiseerd praktijkvoorbeeld
Van losse bonnetjes en tools naar een administratie die wordt bijgehouden.
De klant leverde de administratie per kwartaal aan en bewaarde bonnetjes in verschillende tools. Kashfloww bracht het werk naar Moneybird en richtte een vaste aanlever- en controlewerkwijze in. De klantnaam en herkenbare bedrijfsgegevens zijn weggelaten; de situatie en uitkomst zijn echt.
De beginsituatie
Bonnetjes stonden verspreid en het overzicht liep achter.
Documenten, systemen en werkmomenten sloten niet goed op elkaar aan. Daardoor kostte zoeken veel tijd en wist de ondernemer tussentijds niet precies hoe de administratie ervoor stond.
- Bonnetjes stonden verspreid in Google Drive en werden niet altijd teruggevonden
- De administratie werd per kwartaal bij de accountant aangeleverd
- Ontbrekende inkoopdocumenten betekenden dat btw niet altijd tijdig werd meegenomen
- Verschillende losse tools maakten de werkwijze onnodig ingewikkeld
- De ondernemer had tussentijds geen betrouwbaar overzicht van kosten en resultaten
De aanpak
Eerst vereenvoudigen, daarna gericht automatiseren.
Overstap naar Moneybird
De administratie en relevante processen zijn opnieuw ingericht in Moneybird. Losse stappen en overbodige tools zijn waar mogelijk verwijderd.
Vragen stellen aan de administratie
Via een koppeling met een groot taalmodel kan de ondernemer vragen stellen over de beschikbare administratie. Voor definitieve bedragen blijft de bronadministratie leidend.
Terugkerende uitvoering en controle
We verwerken en controleren de lopende administratie, volgen ontbrekende stukken op en houden open vragen bij.
De volledige lopende administratie in circa acht uur per maand.
Kashfloww verzorgt nu de lopende administratie in ongeveer acht uur per maand. Documenten volgen een vaste route, ontbrekende stukken worden actief opgevolgd en de ondernemer heeft actueler inzicht in de administratie.
Dit is de uitkomst bij deze klant, geen algemene besparingsgarantie. Benodigde tijd hangt onder meer af van volume, uitzonderingen, datakwaliteit en de snelheid waarmee vragen worden beantwoord.
Ervaring op verschillende schaal
We werken voor zelfstandigen die vooral met hun vak bezig willen zijn en hebben ook ervaring binnen een organisatie met zeven bv's en circa €10 miljoen omzet.
De aanpak blijft hetzelfde: eerst begrijpen waar informatie ontstaat en wie ermee werkt, daarna alleen de uitvoering en automatisering inzetten die aantoonbaar helpen.
Wat bij deze klant het verschil maakte
Eerst één aanleverroute
Facturen en bonnetjes komen op één vaste plek binnen. Daardoor is sneller zichtbaar wat ontbreekt.
Bedragen blijven controleerbaar
Het taalmodel helpt bij vragen, maar voor bedragen blijft Moneybird de bron.
Kashfloww behandelt uitzonderingen
Ontbrekende stukken en afwijkingen vragen nog steeds handwerk. We volgen ze op tijdens de maandelijkse verwerking.
Is jouw situatie anders?
Waarschijnlijk wel. Vertel ons waar documenten binnenkomen, welk boekhoudpakket je gebruikt en welk werk blijft liggen. Je krijgt binnen 24 uur reactie, ook in het weekend.
Neem contact op