Algemene voorwaarden

Kashfloww is de handelsnaam van Goedhart Enterprises, een eenmanszaak gevestigd in Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75818345 en met btw-id NL002390578B53. Het vestigingsadres is afgeschermd in openbare publicaties. Kashfloww is bereikbaar via hallo@kashfloww.nl.

In deze voorwaarden betekent “klant” de onderneming of zelfstandig ondernemer die een opdracht aan Kashfloww geeft. De dienstverlening is uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten.

Deze voorwaarden gelden voor iedere offerte, opdracht en overeenkomst tussen Kashfloww en de klant, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken. Voorwaarden van de klant worden niet van toepassing door ze alleen te noemen of mee te sturen.

Een opdracht komt tot stand zodra de klant een offerte of voorstel schriftelijk accepteert, of zodra Kashfloww op verzoek van de klant met de werkzaamheden begint. De offerte, opdrachtbevestiging en eventuele verwerkersovereenkomst vormen samen met deze voorwaarden de afspraken. Bij strijdigheid gaat een specifiek schriftelijk gemaakte afspraak voor.

De opdracht kan onder meer bestaan uit:

• administratieve ondersteuning en het bijwerken van boekhoudingen;
• het wegwerken van administratieve achterstanden;
• het inrichten of verbeteren van boekhoudsoftware, workflows en automatiseringen;
• tijdelijke of periodieke ondersteuning van een administratief team;
• het voorbereiden en, als dat uitdrukkelijk is afgesproken, indienen van btw- en ICP-aangiften.

Kashfloww is geen accountant en geeft geen fiscaal of financieel advies. Kashfloww stelt geen jaarrekeningen of getekende rapporten op en voert geen wettelijke accountantscontrole of samenstellingsopdracht uit. Als een vraag specialistische advisering of een wettelijk bevoegde professional vereist, meldt Kashfloww dat en kan de klant zelf een accountant, fiscalist of andere adviseur inschakelen.

Kashfloww voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht uit. Een opdracht is een inspanningsverplichting, tenzij voor een concreet resultaat uitdrukkelijk en schriftelijk een resultaatsafspraak is gemaakt. Genoemde planningen zijn indicatief zolang niet alle benodigde informatie en toegangen beschikbaar zijn.

Kashfloww mag werkzaamheden op afstand uitvoeren. Werk op locatie, beschikbaarheid bij spoed en responstijden gelden alleen zoals in de offerte of opdrachtbevestiging is afgesproken. Het vaste aanspreekpunt voor de klant is Kashfloww. Inzet van een andere uitvoerder wordt vooraf met de klant afgestemd.

De klant zorgt tijdig voor:

• volledige, juiste en leesbare informatie en documenten;
• geldige toegang tot relevante systemen en passende autorisaties;
• een aanspreekpunt dat keuzes kan bevestigen en resultaten controleert;
• tijdige beantwoording van vragen en melding van wijzigingen die voor de opdracht van belang zijn;
• een rechtmatige grondslag voor persoonsgegevens die de klant laat verwerken.

Kashfloww mag de werkzaamheden opschorten als noodzakelijke informatie, medewerking, toegang of betaling uitblijft. Gevolgen van onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie komen voor rekening van de klant, voor zover Kashfloww die niet redelijkerwijs had kunnen herkennen of herstellen.

Kashfloww kan een btw- of ICP-aangifte administratief voorbereiden. De klant of accountant kan de aangifte vervolgens controleren en indienen. Kashfloww kan de aangifte ook namens de klant indienen, maar alleen als de klant daarvoor vooraf een duidelijke opdracht, goedkeuring en benodigde machtiging heeft gegeven.

De klant blijft tegenover de Belastingdienst verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de aangifte en betaling. Dat doet niets af aan de verplichting van Kashfloww om een aangenomen opdracht zorgvuldig uit te voeren. Fiscale standpunten, uitzonderingen en adviesvragen worden aan de klant, accountant of fiscalist voorgelegd.

Vanaf €50 per uur excl. btw. Werk op locatie, spoed en bijzondere complexiteit kan een meertarief opleveren, hier zijn we van tevoren transparant over. Het voor de opdracht geldende tarief, eventuele urenbundel, reiskosten en andere kosten staan in de offerte of opdrachtbevestiging.

Tenzij anders afgesproken factureert Kashfloww de werkelijk bestede tijd. Een inschatting is geen vaste prijs. Zodra voorzienbaar is dat een afgesproken inschatting wezenlijk wordt overschreden, bespreekt Kashfloww dit voordat niet-noodzakelijk extra werk wordt uitgevoerd.

De betaaltermijn op de factuur of in de opdrachtbevestiging is van toepassing. De klant meldt een inhoudelijk bezwaar tegen een factuur zo snel mogelijk en licht dit toe. Het deel van een factuur waarover geen geschil bestaat, blijft betaalbaar.

Bij te late betaling kan Kashfloww, na een redelijke herinnering, de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen en werkzaamheden opschorten. De klant blijft verantwoordelijk voor deadlines die tijdens zo'n opschorting verlopen.

De klant bepaalt samen met Kashfloww welke boekhoudpakketten, workflowtools, AI-diensten en andere leveranciers worden gebruikt. Op die diensten kunnen ook de voorwaarden, beschikbaarheid en prijzen van de betreffende leverancier van toepassing zijn. Kashfloww is niet de leverancier van zulke externe diensten en kan hun ononderbroken werking niet garanderen.

Kashfloww richt koppelingen zorgvuldig in, maar automatisering en AI kunnen fouten of onverwachte resultaten opleveren. Partijen spreken af welke controles nodig zijn en wie die uitvoert. Belangrijke financiële, fiscale of operationele uitkomsten worden niet uitsluitend op een ongecontroleerde AI-uitkomst gebaseerd.

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij voor de opdracht ontvangen als vertrouwelijk en gebruiken die alleen voor de afgesproken werkzaamheden, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is. Deze plicht blijft ook na het einde van de opdracht gelden.

Waar Kashfloww namens de klant persoonsgegevens verwerkt, leggen partijen indien nodig de rollen en beveiligingsafspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Meer informatie over eigen verwerkingen van Kashfloww staat in de privacyverklaring.

De klant behoudt zijn rechten op eigen gegevens en materialen. Na volledige betaling mag de klant specifiek voor hem opgeleverde configuraties, documentatie en workflows voor zijn eigen bedrijfsvoering gebruiken. Bestaande methodes, algemene kennis, sjablonen, hulpmiddelen en onderdelen die onafhankelijk van de opdracht zijn ontwikkeld, blijven van Kashfloww of de betreffende rechthebbende.

De klant garandeert dat materiaal dat hij aanlevert rechtmatig voor de opdracht mag worden gebruikt. Kashfloww publiceert geen klantnaam, case of herkenbare resultaten zonder voorafgaande toestemming.

Iedere partij kan een wijziging voorstellen. Een wijziging die invloed heeft op scope, planning, risico of kosten wordt eerst afgestemd. Extra werkzaamheden buiten de overeengekomen scope gelden als meerwerk en worden tegen het afgesproken tarief uitgevoerd nadat de klant daarmee heeft ingestemd.

Kashfloww heeft een aansprakelijkheidsverzekering. Dat betekent niet dat ieder risico of iedere schade automatisch is gedekt. Als er iets misgaat, meldt de klant dit zo snel mogelijk en geeft hij Kashfloww eerst een redelijke mogelijkheid om de fout te onderzoeken en, waar mogelijk, te herstellen.

Voor zover de wet dat toestaat, is Kashfloww niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie of verlies van gegevens. Kashfloww is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of te late informatie van de klant, keuzes van de klant of storingen en wijzigingen bij externe leveranciers buiten de redelijke invloed van Kashfloww. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Kashfloww en laten dwingend wettelijke rechten onverlet.

Geen van de partijen is gehouden een verplichting na te komen zolang dat redelijkerwijs onmogelijk is door een omstandigheid buiten haar macht, zoals een langdurige storing bij essentiële infrastructuur, cyberincident, overheidsmaatregel of uitval van een noodzakelijke leverancier. Partijen informeren elkaar en proberen de gevolgen te beperken. Betalingsplichten voor al uitgevoerd werk blijven bestaan.

De looptijd en eventuele opzegtermijn staan in de offerte of opdrachtbevestiging. Als daar niets over is afgesproken, kan een doorlopende opdracht schriftelijk worden opgezegd met een redelijke termijn die rekening houdt met lopende deadlines en overdracht.

Een partij mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen als de andere partij een wezenlijke tekortkoming niet binnen een redelijke, schriftelijk gegeven hersteltermijn oplost. Bij ernstige of blijvende tekortkoming, faillissement of een onaanvaardbaar beveiligings- of integriteitsrisico kan directe beëindiging gerechtvaardigd zijn.

Na afloop factureert Kashfloww het uitgevoerde werk en werkt redelijk mee aan overdracht. Toegang wordt ingetrokken en klantdata wordt teruggegeven of verwijderd volgens de opdracht-, bewaar- en privacyafspraken.

Heb je een klacht, mail dan naar hallo@kashfloww.nl. Omschrijf wat er is gebeurd en welke oplossing je passend vindt. Partijen proberen eerst in goed overleg tot een oplossing te komen.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Als overleg niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij partijen schriftelijk kiezen voor mediation of een andere geschiloplossing.

Kashfloww kan deze voorwaarden aanpassen voor toekomstige opdrachten. Bij een lopende overeenkomst wordt een inhoudelijke wijziging vooraf gemeld. Een wijziging geldt niet met terugwerkende kracht en tast een specifiek schriftelijk gemaakte afspraak niet eenzijdig aan.