Privacyverklaring

Goedhart Enterprises, handelend onder de naam Kashfloww, is een eenmanszaak gevestigd in Amsterdam. De onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75818345 en heeft btw-id NL002390578B53. Het vestigingsadres is afgeschermd in openbare publicaties.

Voor vragen over privacy kun je mailen naar hallo@kashfloww.nl.

Deze verklaring geldt wanneer je de website bezoekt, contact opneemt, een offerte aanvraagt of klant of leverancier van Kashfloww bent.

Bij persoonsgegevens in de administratie van een klant is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Kashfloww de gegevens in opdracht van die klant. De afspraken daarover worden waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Voor eigen bedrijfsvoering, websitebezoek en contactaanvragen is Kashfloww zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Afhankelijk van het contact of de opdracht kan het gaan om:

• contact- en bedrijfsgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van een bericht;
• offerte-, opdracht-, factuur- en betaalgegevens en communicatie over de dienstverlening;
• administratieve gegevens die een klant beschikbaar stelt, zoals facturen, transacties, bankgegevens en gegevens van klanten, leveranciers of medewerkers;
• gegevens uit gekoppelde boekhoud-, workflow- en andere systemen, voor zover die nodig zijn voor de afgesproken werkzaamheden;
• prompts, invoer, uitvoer en technische metadata wanneer een afgesproken AI-toepassing wordt gebruikt;
• technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's, verwijzende pagina, tijdstippen en beveiligingssignalen.

We vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens. Stuur die alleen als dit noodzakelijk is voor de opdracht en vooraf is afgestemd.

Deze gegevens ontvangen we rechtstreeks van jou, van de klant namens wie je handelt, uit de systemen die voor de opdracht beschikbaar worden gesteld of automatisch bij gebruik van de website.

Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om:

• vragen te beantwoorden en een mogelijke opdracht te bespreken;
• een overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren;
• administraties bij te werken, achterstanden weg te werken en afgesproken workflows of automatiseringen in te richten;
• btw- of ICP-aangiften voor te bereiden, waarna de klant of accountant ze indient, of ze met uitdrukkelijke toestemming namens de klant in te dienen;
• facturen te sturen en betalingen te verwerken;
• de website, systemen en dienstverlening te beveiligen en verbeteren;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslag is, afhankelijk van de verwerking, het uitvoeren of voorbereiden van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd bedrijfs- of beveiligingsbelang of toestemming. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Dat verandert niets aan verwerkingen die daarvoor rechtmatig zijn uitgevoerd.

Het verstrekken van gegevens via het contactformulier is niet verplicht. Zonder de contact- en opdrachtgegevens die voor een verzoek nodig zijn, kunnen we dat verzoek mogelijk niet beantwoorden of uitvoeren.

Kashfloww geeft geen fiscaal of financieel advies en stelt geen jaarrekeningen of getekende rapporten op. Als specialistische advisering nodig is, blijft afstemming met een accountant, fiscalist of andere bevoegde adviseur noodzakelijk.

De website wordt gehost op Cloudflare. Resend verstuurt de melding en bevestiging van contactaanvragen per e-mail. Cloudflare kan daarvoor strikt noodzakelijke beveiligingscookies en technische logs gebruiken. Google Search Console wordt gebruikt om geaggregeerde zoekprestatie- en technische gegevens van Google te bekijken.

Google Analytics wordt pas geladen nadat je daarvoor via de cookiemelding toestemming hebt gegeven. De dienst kan dan gegevens verwerken over paginaweergaven, herkomst, apparaat, globaal locatiegebied en interacties en kan daarbij cookies of vergelijkbare identificatiemiddelen gebruiken. Je keuze wordt in de lokale opslag van je browser bewaard. Weigeren heeft geen gevolgen voor het functioneren van de website.

Je kunt je keuze altijd aanpassen via “Cookievoorkeuren” in de footer. Na intrekken sturen we geen nieuwe analyticsgebeurtenissen en verwijderen we bereikbare Google Analytics-cookies van deze website. Je kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen. Strikt noodzakelijke beveiligingsfuncties steunen op het belang om de website veilig en beschikbaar te houden.

Een opdracht kan gebruikmaken van door de klant gekozen boekhoudsoftware, automatiseringsdiensten zoals Make of n8n en AI-diensten. Welke systemen toegang krijgen, welke gegevens worden verwerkt en met welk doel, wordt per opdracht bepaald. We beperken invoer tot wat nodig is en gebruiken geen AI-koppeling voor klantdata zonder voorafgaande afspraak.

Voorwaarden, bewaartermijnen, trainingsinstellingen en locaties van verwerking verschillen per aanbieder en abonnement. Daarom worden de gekozen leverancier en relevante instellingen vooraf beoordeeld. Een AI-uitkomst wordt niet automatisch behandeld als fiscaal, financieel of juridisch advies en belangrijke uitkomsten moeten aan de bron worden gecontroleerd.

We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de opdracht, onze bedrijfsvoering, beveiliging of een wettelijke verplichting. Het kan gaan om hosting- en websiteleveranciers, Cloudflare, Resend, analyseleveranciers, e-mail- en opslagdiensten, boekhoudsoftware, automatiseringsplatforms, AI-aanbieders en professionele adviseurs.

Niet iedere leverancier heeft juridisch dezelfde rol. Waar een leverancier als verwerker optreedt en de wet dat vereist, worden passende verwerkersafspraken gemaakt. De exacte leveranciers en afspraken hangen mede af van de systemen die de klant kiest. Persoonsgegevens worden niet verkocht.

Cloudflare levert de website via wereldwijde infrastructuur. De gekozen verzendregio voor Resend is de Europese Unie. Leveranciers, waaronder infrastructuur-, analytics- of AI-aanbieders, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. Welke locatie en waarborg van toepassing is, hangt af van de gekozen leverancier, dienst en instellingen. Een overdracht kan bijvoorbeeld steunen op een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Bij de keuze en inrichting van een dienst worden de beschikbare informatie en instellingen hierover meegenomen.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen, behalve als een wettelijke plicht, een geschil of een gemaakte afspraak langer bewaren vereist. De volgende criteria worden gebruikt:

• een contactaanvraag wordt bewaard zolang die wordt behandeld en daarna alleen zolang dat redelijkerwijs nodig is voor opvolging of het vastleggen van gemaakte afspraken;
• contract-, factuur- en betaalgegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke en fiscale bewaartermijnen;
• klantdata wordt bewaard volgens de opdracht, de instructies van de klant en eventuele verwerkersafspraken en wordt na de opdracht teruggegeven of verwijderd voor zover bewaren niet meer nodig of wettelijk verplicht is;
• technische beveiligings- en websitegegevens worden bewaard volgens de ingestelde termijnen van de betreffende dienst en zolang dat nodig is voor beveiliging of onderzoek naar een incident;
• analyticsgegevens worden bewaard volgens de ingestelde bewaartermijn van Google Analytics; geaggregeerde of geanonimiseerde statistieken kunnen langer beschikbaar blijven;
• invoer en uitvoer van AI-diensten worden bewaard volgens de afspraken, instellingen en voorwaarden van de voor de opdracht gekozen aanbieder.

Kashfloww gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tweefactor-authenticatie, versleutelde verbindingen, versleuteling van opgeslagen gegevens en beperking van toegang tot wat voor de opdracht nodig is. Geen enkele methode is volledig risicoloos. Meer informatie staat op de pagina Security.

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt ook een eerder gegeven toestemming intrekken. Mail je verzoek naar hallo@kashfloww.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. In beginsel reageren we binnen één maand.

Gaat je verzoek over gegevens die Kashfloww namens een klant verwerkt, dan sturen we het verzoek door naar die klant of helpen we die klant bij de afhandeling. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je ons eerst de kans geeft om je vraag op te lossen.

Diensten, leveranciers of regels kunnen veranderen. Daarom kan deze privacyverklaring worden aangepast. Op deze pagina staat altijd de actuele versie met de datum van de laatste wijziging.